ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN DE PROYECTOS
GESTION DE STAKEHOLDERS 108001_5
UNIDAD 3 PASO 3:
PLANEAR LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES PARA EL
PROYECTO
EDGAR ORLANDO BLANCO HERNANDEZ, COD 6774674
LUZ AYDA VILLEGAS VANEGAS. COD 28540573
EDWIN HERNANDO CASTRO. COD 11222153
FRANCISCO JOSÉ MONTEALEGRE TORRES. COD. 93398416
TUTOR
NORA ESPERANZA QUESADA
DIRECTOR
ELVA NELLY ROJAS ARAQUE
UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD
ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONOMICAS
Y DE NEGOCIOS (ECACEN)
JUNIO 2017
INTRODUCCION
Planificar la
gestión de las comunicaciones es mantener el proceso al día en la información,
que esta sea adecuada y oportuna. Para el proceso debe existir un enfoque y un plan adecuado para las comunicaciones del
proyecto sobre la base de las necesidades y requisitos de información de los
interesados y de los activos de la organización disponibles. El beneficio clave
de este proceso es que identifica y documenta el enfoque a utilizar para
comunicarse con los interesados de la manera más eficaz y eficiente. Una
planificación incorrecta de las comunicaciones puede dar lugar a problemas
tales como demoras en la entrega de mensajes, comunicación de información a la
audiencia equivocada, o comunicación insuficiente con los interesados y mala
interpretación o comprensión del mensaje transmitido.
Un componente clave de la
planificación de las comunicaciones reales del proyecto es la determinación y
delimitación de quién se comunicará con quién, y de quién recibirá
la información. Esta información debe ser clara y concisa y
proyectada al desarrollo de la obra de construcción y debe ser transmitida a
todos los entes responsables, tanto del gobierno como a contratistas
y los propios afectados.
Es así, que en el presente
trabajo se desarrollan los procesos de gestionar y controlar las comunicaciones
según procedimiento guía Pmbok, aplicadas al proyecto denominado “Culminación
Doble Calzada Girardot-Ibagué-Cajamarca: Tramo 1 - Viaducto Y Túnel Moderno Gualanday
Tramo 2 – Doble Calzada Ibagué”.
TABLA DE CONTENIDO
JUSTIFICACION
El
presente proyecto se justifica en razón de que el Gobierno de la República de
Colombia, a través del Ministerio de Transporte y del Instituto Nacional de Vías
(INVIAS), dentro de la política de expansión y modernización de la red vial
nacional y de la integración del país a una economía globalizada, desarrolla
una serie de proyectos que buscan garantizar que los flujos de mercados de
importación y exportación, se realicen con costos competitivos internacionalmente.
Dentro de esta política está contemplado el mejoramiento y modernización del corredor
vial Bogotá-Buenaventura, del cual forma parte integral el sector Ibagué –
Armenia (cruce de la
cordillera
central) que incluye como proyecto principal la construcción del Túnel de la
Línea,
adecuando
las condiciones de transitabilidad del corredor a las necesidades del comercio
internacional, mejorando significativamente la comunicación terrestre del
centro y oriente de Colombia y el occidente de Venezuela con el puerto de Buenaventura
en el Océano Pacífico. Por lo cual es necesario realizar los estudios que
permitan determinar los beneficios que genera este proyecto.
OBJETIVOS
GENERAL:
Aplicar el procedimiento de gestionar y controlar las comunicaciones en
el proyecto de infraestructura denominado Culminación Doble Calzada
Girardot-Ibagué-Cajamarca: Tramo 1 - Viaducto Y Túnel Moderno Gualanday Tramo 2
– Doble Calzada Ibagué
ESPECIFICOS:
·
Establecer la importancia de las comunicaciones en los
proyectos
·
Determinar los emisores, receptores y los canales de
comunicación que se utilicen en el proyecto de acuerdo al mensaje que se desee
transmitir.
·
Elaborar el plan de comunicaciones para el proyecto objeto de aplicación
y determinar como la información transmitida puede acelerar o entorpecer los
procesos operativos y administrativos del proyecto.
·
Aplicar las técnicas y herramientas necesarias para una
efectiva comunicación dentro del proyecto.
BREVE DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO O SERVICIO DEL PROYECTO
La carretera - GIRARDOT-IBAGUÉ-CAJAMARCA: - GUALANDAY es una vía principal Nacional de alta incidencia vehicular, se encuentra ubicada en una zona geográfica donde el proceso erosivo ha generado una gran problemática en la constante movilización de flujo vehicular, dado al alto porcentaje de precipitación atmosférica característica de esta zona, dañando la superficie del terreno y la banca de la vía, hecho que ha comprometido la anormal transitabilidad en este tramo de carretera aumentando los costos de transporte y limitando las actividades socio económicas de la población. Con la ejecución del Proyecto denominado CULMINACIÓN DOBLE CALZADA "GIRARDOT-IBAGUÉ-CAJAMARCA: TRAMO 1 - VIADUCTO Y TÚNEL MODERNO GUALANDA Y TRAMO 2 – DOBLE CALZADA IBAGUÉ", se busca mejorar el flujo vehicular hacia la zona Cafetera, Valle del Cauca, zonas aledañas y el sur del país. Es importante resaltar que además se disminuye el tiempo y costos de carga y transporte de pasajeros y se minimiza el tiempo de viaje en un 40% aproximadamente.
Una estrategia de comunicación es una
herramienta diseñada para articular acciones comunicativas de orden interno,
que contribuyan a consolidar procesos institucionales; y de alcance externo, orientados
a informar sobre el alcance y el avance de los planes, programas, estrategias y
proyectos. La estrategia también debe promover el empoderamiento comunitario de
las iniciativas gubernamentales, el diseño y la implementación de campañas
cívicas y educativas y el posicionamiento de la imagen institucional.
Para el proyecto se estable los
siguientes Componentes de la Estrategia de Comunicación:
•
Comunicación interna
•
Comunicación externa
•
Comunicación educativa
•
Comunicación participativa
2.1.
COMUNICACIÓN INTERNA
Está concebida como un proceso
comunicativo dirigido a fortalecer las relaciones de quienes conforman el
entorno del proyecto. Su implementación incorpora un conjunto de acciones y
productos orientados a lograr la vinculación, motivación e integración de los
diferentes equipos de trabajo y grupos de interes de proyecto. La comunicación
interna deberá además propiciar acuerdos sobre el diseño y ejecución de planes,
programas, estrategias para el desarrollo del proyectos
2.1.1. Productos.
•
Carteleras institucionales
•
Intranet
•
Boletín virtual
•
Actividades de capacitación
•
Jornadas de comunicación
2.2 COMUNICACIÓN EXTERNA
La comunicación externa estará
encaminada a: crear, mantener o mejorar la relación con los diferentes públicos
objetivo, fomentar prácticas sociales compatibles con la vida, promover
actividades, productos o servicios y proyectar una imagen favorable de
proyecto.
2.2.1. Productos
Medios Externos de Comunicación Masiva:
•
Radio – Prensa – TV – Internet
(comercial – institucional – comunitaria)
Medios de Comunicación Institucional:
·
Comunicados de Prensa
·
Ruedas de prensa
·
Publicaciones institucionales (Boletines
– documentos especializados – material educativo)
·
Videos institucionales
·
Emisoras y canales de televisión
institucional
·
Portal Web
·
Portafolios de servicios
·
Campañas Cívicas y Educativas
·
Eventos públicos
2.2.2. Sitio Web
El sitio Web del Proyecto debe responder
a los principios de la comunicación en ambientes virtuales. Para ello necesita
incorporar:
•
Estructura de administración de
contenidos
•
Pertinencia de contenidos
•
Contenidos para sitios Web (Redacción
digital)
•
Usabilidad
•
Interactividad
2.3 COMUNICACIÓN EDUCATIVA
El componente de la comunicación
educativa se refiere a la planificación de campañas dirigidas a la promoción
del proyecto de manera interactiva
2.3.1. Productos
•
Talleres educativos
•
Jornadas informativas
•
Cartillas
•
Plegables
•
Páginas Web temáticas
•
Videos educativos
•
Programas y series radiales
•
Comerciales de televisión
•
Avisos de prensa
•
Afiches
•
Banners en sitios Web
•
Vallas
•
Pendones
2.4. COMUNICACIÓN PARTICIPATIVA
La comunicación participativa contribuye
a construir lazos perdurables de entendimiento, diálogo y solidaridad que
ofrezcan condiciones apropiadas para asegurar alianzas entre los actores
sociales a favor de la convivencia pacífica, el respeto por la diferencia, el
desarrollo sostenible
La estrategia de comunicación
participativa debe involucrar los siguientes componentes:
•
Participación
•
Diálogo de saberes
•
Intercambio de experiencias
•
Negociación de prioridades
•
Creación de alianzas
•
Sinergia de esfuerzos hacia un objetivo
común.
3. COMO ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN
DEBEN DISEÑAR UNA PÁGINA WEB LO SUFICIENTEMENTE ILUSTRATIVA, DINÁMICA Y BIEN
ORGANIZADA PARA QUE LOS STAKEHOLDERS INGRESEN LA CONSULTEN Y ESTÉN INFORMADOS A
TIEMPO DE LOS CAMBIOS, EVOLUCIONES, AFECTACIONES Y BENEFICIOS DEL PROYECTO,
INICIALMENTE PUBLICARÁN LA ESTRATEGIA A SEGUIR PARA COMUNICAR A CADA GRUPO DE
INTERESADOS.
Para mantener informados a los
Stakeholder de la estrategias del proyecto, el equipo de proyecto ha puesto en
marcha el siguiente portal web:
Link
: http://unadproyectodoblecalzadagdotibg.blogspot.com/2017/06/presentacion-trabajo-colaborativo.html
Donde se podrá consultar todo lo
referente al Proyecto.
4.
ESTABLEZCAN EL ANÁLISIS DE REQUISITOSDE COMUNICACIÓN
Para el proyecto se promoverán
varios medios de comunicación para garantizar el flujo efectivo de la
información, dentro de ellas se mencionan, informes y documentos mediante
reuniones y correos electrónicos, para lo cual se deberá contar con una sala de
reuniones equipada con teléfono.
Para la comunicación informal se
utilizara el teléfono, para conversaciones breves ante aclaración de dudas o
posteriores reuniones. No se podrá aprobar una solicitud de cambio sin previa
firma del documento, por parte del Director del proyecto.
Se propondrán reuniones semanales,
donde deben estar presentes como mínimo un representante por cada empresa. El
equipo de proyecto debe estar presente en todas las reuniones semanales.
La mayor urgencia de la
información con el equipo de proyecto será la aclaración de dudas, solicitudes
y aprobación de órdenes de cambio, riesgos y posibles atrasos o alteraciones al
presupuesto, informes de rendimientos, imprevisto general y omisiones en los
planos del proyecto.
Para la elaboración de un informe
para su posterior comunicación se usara el esquema presentado en la Tabla 1
ENTRADAS
SALIDAS
|
Tabla 1. Entradas y salidas de la
Generación de Información para ser comunicada
5. LA TECNOLOGÍA
DE LA COMUNICACIÓN
La tecnología utilizada para una
efectiva comunicación son teléfono, fax, computadora para envío de correos,
manejo de base de datos, chat, vídeo conferencia, teléfonos inteligentes y
radios.
Los métodos a utilizar en este
proyecto serán los e-mails y reunión cara a cara, estas debido a la duración
del proyecto y la ubicación de la obra.
6. LOS MODELOS DE
COMUNICACIÓN
Para el proyecto se hará del uso de
los siguiente modelos de comunicación debido a la envergadura del proyecto y
los grupos de interés involucrados tanto a nivel interno como externo:
6.1 COMUNICACIÓN
DESCENDENTE
Es la comunicación que fluye desde
los niveles más altos del proyecto hasta los más bajos. Estas comunicaciones
que van del superior al subordinado son básicamente de cinco tipos:
instrucciones de trabajo, explicación razonada del trabajo, información sobre
procedimientos y prácticas organizacionales, retroalimentación al subordinado
respecto a la ejecución, información de carácter ideológico para iniciar la
noción de una misión por cumplir
6.2 COMUNICACIÓN
ASCENDENTE
Fluye desde los niveles más bajos
del proyecto hasta los más altos. Incluye buzones de sugerencias, reuniones de
grupo y procedimientos de presentación de quejas.
6.3 COMUNICACIÓN
HORIZONTAL
Es la comunicación que fluye entre
funciones, necesaria para coordinar e integrar los distintos trabajos en una
organización.
6.4 COMUNICACIÓN
DIAGONAL
Es la que cruza distintas
funciones y niveles del proyecto y es importante cuando los miembros de la
misma no pueden comunicarse por medio de los demás canales de comunicación.
7. LOS MÉTODOS DE
COMUNICACIÓN
Las metodologías usadas para
transmitir información entre los interesados en el proyecto pueden variar
significativamente. Por ejemplo, se puede incluir como métodos de comunicación
desde conversaciones breves hasta reuniones prolongadas, o desde simples
documentos escritos hasta material (por ejemplo, cronogramas y bases de datos)
al que se pueda acceder en línea.
Ademas, se incluira:
• Comunicación
interactiva. Entre dos o más partes que realizan un intercambio de información
de tipo multidireccional. Resulta la manera más eficiente de asegurar entre
todos los participantes una comprensión común acerca de temas específicos, e
incluye reuniones, llamadas telefónicas, videoconferencias, etc.
• Comunicación
de tipo push (empujar). Enviada a receptores específicos que necesitan conocer
la información. Esto asegura la distribución de la información, pero no
garantiza que efectivamente haya llegado a la audiencia prevista ni que haya
sido comprendida. Este tipo de comunicación incluye las cartas, los memorandos,
los informes, los correos electrónicos, los faxes, los correos de voz, los
comunicados de prensa, etc.
• Comunicación
de tipo pull (halar). Utilizada para grandes volúmenes de información o para
audiencias muy grande, que requieren que los receptores accedan al contenido de
la comunicación según su propio criterio. Entre los métodos, se incluyen los
sitios intranet, el aprendizaje virtual, los servidores de contenido, etc.
Nota:
En función de los requisitos de comunicación, el director del proyecto decide
qué métodos de comunicación deben utilizarse dentro del proyecto, cómo y cuándo
hacerlo.
Entre los factores de tecnología
de las comunicaciones que pueden afectar al proyecto se incluyen:
7.1. NECESIDAD DE INFORMACIÓN.
INTERESADOS
|
TECNOLOGÍA
DE LA INFORMACIÓN
|
Grupo de
interés propios, entes gubernamentales, , promotores del proyecto, municipios
movimientos sociales y grupos afectados
|
A. Correos electrónicos
para consultar y presentar informes, solicitudes según requerimiento de los
interesados o persona, por ser un proyecto de carácter público.
B. Llamadas telefónicas
para comunicación entre los interesados directos e indirectos
|
Directores
de obra y junta directiva
|
A. Correos electrónicos
para consultar y presentar informes.
B. Llamadas telefónicas
para comunicación entre los interesados directos e indirectos.
C.Videoconferencias
|
Jefes
directos y empleados
|
A.Llamadas telefónicas para
comunicación entre los interesados directos e indirectos diariamente
B. Web conferencias, video
conferencias, chats
C. Comunicación
verbal diariamente con los Recursos para informar las actividades a realizar
D. Presentación de Informes
Diarios de las actividades a realizar en la obra.
|
Gerencia
General y junta directiva con público en general
|
A. Comunicados en la página
web y en periódicos en línea
|
Tabla 2. Urgencia de la
información.
7.2. LA DISPONIBILIDAD DE LA
TECNOLOGÍA.
En el proyecto se contara con la siguiente
tecnología para divulgar Actas, Acuerdos, Directivas, Decisiones, Circulares,
Comunicados, Memorandos y Cartas:
·
Servicio de correo Electrónico,
·
Chats
·
Videoconferencias
·
Intranet
Y para dar informacion puntual o indicaciones en
tiempo real, se contara con:
·
Servicio de telefonia Movil y
·
Radios de comunicación local
7.3. EL PERSONAL PREVISTO PARA EL PROYECTO.
Entre el equipo para manejar, controlar y mantener
las comunicaciones, se cuenta con personal de sistemas y profesionales de
periodismo para hacer la divulgacion de los diferentes actas, reportes.
7.4. LA FACILIDAD DE USO.
La comunicación que se implementara será de fácil
acceso y control por parte de los recursos que la están utilizando, con el fin
de tener una comunicación asertiva y directa con los diferentes grupos de
interés
7.5. EL ENTORNO DEL PROYECTO.
Para presentar los avances del proyecto, según sea
el requerimiento de los interesados, se realizara publicaciones en la Páginas
WEB de documentos escritos como son Cartas, actas, etc. Además se realizar, Web
conferencias entre el personal encargado de rendir informes y los responsables
de la realización de las obras, interventores y supervisores encargados de la
obra.
8.
PRESENTE UN PLAN DE GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES PARA EL PROYECTO.
8.1. ENTRADAS
8.1.1. matriz de comunicaciones
Para
mejorar la comprensión de la comunicación en el proyecto se utilizara la matriz
de comunicaciones, donde se propone la manera formal de comunicación, los
elementos necesarios de información que se solicita de cada involucrado, la
periodicidad, el medio, y a cual persona debe entregarse.
Canales de comunicación
|
Formato
|
Metodología o tecnología
|
Contenido
|
Comunicador
|
Receptor
|
Frecuencia
|
Detalle de la información
|
Informes
|
Word
|
Documento
Digital, con copia impresa.
|
Estado
actual de una actividad.
|
Personal
del proyecto.
|
Director
del proyecto
|
Semanal
|
Alta
|
Avances del
proyecto
|
Director
del proyecto
|
Sponsor
|
Mensual
|
Alta
|
|||
Avances de
ejecución del presupuesto
|
Director
del proyecto
|
Organismos
de control
|
Cada vez
que el receptor lo solicite
|
Alta
|
|||
Reuniones
|
Cara a cara
|
Debate y
participación de todos los asistentes
|
Sugerencias
y novedades frente a la ejecución
|
Equipo del
proyecto
|
Director
del proyecto
|
Semanalmente
|
Alta
|
Actas
|
Word
|
Documento
digital
|
Relación de
materiales y equipos
|
Contratista
/ Proveedor
|
Director
del Proyecto
|
Según
cronograma del proyecto
|
Alta
|
Conclusiones
y responsabilidades asignadas en cada reunión
|
Director
del proyecto
|
Equipo del
proyecto
|
Semanalmente
|
||||
Listas de
verificación
|
Word
|
Impresas
|
Relación de
materiales
|
Proveedor
|
Jefe de
adquisiciones
|
Cada vez
que se efectúen compras
|
Medio
|
Estructuras
realizadas
|
Contratista
|
Ing.
Residente
|
Según
cronograma de la obra
|
Medio
|
|||
Cartelera
|
Física 1 mt
X 1.20 mt
|
Documentos
impresos
|
Beneficios
del proyecto
|
Equipo del
proyecto
|
Comunidad
|
Cada seis
meses
|
Media
|
Correo
electrónico
|
Digital
|
Digital
|
Doc,
utilizado para enviar información y dar instrucciones primarias así como
mecanismo de información masiva para divulgar temas de uso interno
|
Equipo del
proyecto
|
Personal
del proyecto
|
Según
necesidad de las partes
|
Media
|
Presentaciones/
videos
|
PowerPoint,
/adobe acrobat documento proyecto.
|
Doc.
digital, copia digital
|
Utilizado
para la capacitación e instrucción del personal interno del proyecto, así
como para la exposición de temas frente a los comitentes principales.
|
Director
del proyecto
|
Grupos de
interés
|
Según
necesidades
|
Media
|
Vía
telefónica o video llamada
|
Telefonía
celular contratada, y líneas fijas utilizadas por el proyecto
|
Verbal/
Informal
|
Comunicar
información no relevante o de impacto sobre el proyecto, que debe ser
autorizada por un canal de comunicación formal.
|
Personal
del proyecto
|
Personal
del proyecto/ entes externos
|
Según
necesidades de las partes
|
Bajo
|
Video
conferencias
|
SKYPE
|
Grabación,
copia magnético
|
Reuniones
para definir aspectos técnicos en el desarrollo del proyecto, debe realizarse
un acta de finalización
|
Director
del proyecto
|
Equipo del
proyecto
|
Según
necesidades de las partes interesadas
|
Alt
|
Tabla
3. Matriz de Comunicaciones. Elaboración propia a partir de PMBOK 5 ed.
8.1.2. informe de desempeño del
trabajo
Se genera un informe de
seguimiento y desempeño como instrumentode evaluacion y desempeño dela trabajo
desempeñado en todas las areas del proyecto
8.1.3. factores ambientales del
proyecto
En los factores ambientales del
proyecto que afectan el proceso de planificar la gestión de las comunicaciones
se identifican las siguientes:
·
Ruido: Los procesos de comunicación
en su gran mayoría generan ruido que se constituyen en factores ambientales de
la empresa.
·
Antena: Generan radiaciones
magnéticas que afectan a los empleados y a la parte externa de la empresas.
·
Congestión en la comunicación:
genera traumas en la conectividad del proyecto y en las mismas comunicaciones
alterando el entorno y al individuo.
·
Contaminación Visual: Las
carteleras y vallas generan mucha iluminación alterando la tranquilidad del
entorno.
·
Los folletos: generan material
particulado que son factores ambientales en el proyecto.
·
Generación de molestia en la
población: Una comunicación inadecuada puede alterar los factores ambientales
del proyecto.
·
Cambio de hábito: El cambio de
cultura puede resistencia y alterar los factores ambientales del proyecto.
8.1.4. activos de los procesos de
la organización
·
Políticas del proyecto,
·
Documentos y actas
·
Informes en medio físico y digital
·
Organigrama de la empresa
·
Procesos para la comunicación y
generación de informes
·
Proceso para documentación de
documentos
·
Procesos de gestión
8.2. HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
8.2.1.Tecnología de la
comunicación
8.2.2. Modelos de comunicación
8.2.3. Métodos de comunicación
8.2.4. Sistemas de Gestión de la
Información
8.2.5. Informe de desempeño
8.3. SALIDAS
8.3.1. Comunicaciones del proyecto
9.
DETERMINE LO SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN.
La información del proyecto se
gestiona y distribuye mediante la utilización de diferentes herramientas.
9.1. GESTIONAR
DOCUMENTOS IMPRESOS.
DESCRIPCIÓN
|
||
ID
|
NOMBRE
|
|
RECIBIR Y DISTRIBUIR DOCUMENTOS EXTERNOS
|
||
1
|
Recibir y radicar información
|
Auxiliar Recepción, recibe documentos externos,
los radica y relaciona en la planilla de documentos recibidos: Nombre de la
persona y/o entidad remitente, número de radicación, fecha de recibo,
dependencia destinataria y anexos si los tiene.
Consulta en fax corporativo la información
electrónica que haya llegado a la empresa, la
radica electrónicamente y la guarda en correspondencia recibida y
la relaciona en planilla Excel de documentos recibidos y direcciona
comunicación al destinatario o a la persona competente.
Excluye de radicación las invitaciones, tarjetas, al
igual que los libros, revistas, folletos, periódicos, entre otros que no
hayan sido remitidos con una comunicación. Estas comunicaciones las relaciona
en la planilla recepción de documentos y las remite a los destinatarios
acompañadas de la planilla para su firma como constancia de recibidas.
Cuando los documentos son recibidos en las oficinas
de atención a la comunidad, el Auxiliar responsable de la oficina, solicita
al Auxiliar Recepción, número de radicado, escanea y lo envía a
electrónicamente a Recepción donde son remitidos a los destinatarios
|
2
|
Escanear y distribuir información
|
Auxiliar Recepción, escanea los documentos y los
direcciona vía electrónica a los destinatarios indicando el asunto de la
comunicación o del documento; envía los originales al archivo. (Sigue en paso
7)
Las facturas las remite a las dependencias
respectivas acompañadas de planilla control recepción de facturas, con la
siguiente información: nombre responsable, radicado, fecha.
|
3
|
Tramitar información
|
Destinatario de las diferentes dependencias de la
empresa, recibe documento y procede con el trámite requerido. Si la
comunicación recibida requiere respuesta procede con la misma, haciendo
referencia tanto al número del radicado externo como al interno de la
comunicación recibida. El directivo respectivo revisa y gestiona respuesta y
envía a Auxiliar Recepción para su trámite.
|
RECIBIR Y DISTRIBUIR DOCUMENTOS HACIA PÚBLICOS
EXTERNOS
|
||
4
|
Recibir y radicar información a ser distribuida
|
Auxiliar Recepción recibe de dependencias de la
empresa documentos para su trámite externo.
Radica, ingresa a base de datos la información
recibida, realiza las actividades de alistamiento físico y empaque para el
envío por los diferentes medios. La correspondencia nacional o internacional
se empaca en sobre especial, se le elabora guía de la empresa transportadora
y se anuncia la recogida del servicio.
Elabora planilla Itinerario de mensajería,
relacionando los documentos a distribuir y entrega a Mensajero los
documentos.
|
5
|
Distribuir información
|
Mensajero, distribuye documentos, hace firmar de
receptor de la correspondencia planilla Itinerario mensajería y la devuelve a
Auxiliar Recepción
|
6
|
Escanea y entregar información para archivo
|
Auxiliar Recepción, recibe de mensajero planilla
y copias de documentos entregados firmadas, las escanea y remite con planilla
control recepción documentos al archivo.
|
ORGANIZAR DOCUMENTOS
|
||
7
|
Organizar información
|
Responsable Archivo, clasifica y organiza los
documentos recibidos, hace apertura de carpetas con base en series y
sub-series documentales y las registra en el sistema de información.
|
8
|
Archivar documentos
|
Responsable Archivo, archiva documentos
cronológicamente en cada una de las carpetas correspondientes dependiendo de
la serie o sub – serie documental.
|
9
|
Conservar información
|
Responsable Archivo, conserva documentos en los
medios definidos por la empresa: microfilmación, digitalización, videos, o
demás medios electrónicos establecidos.
|
10
|
Depurar información
|
Responsable Archivo, aplica a los documentos
archivados la tabla de retención documental vigente en la empresa.
|
CONSULTAR INFORMACIÓN
|
||
11
|
Consultar información
|
Usuario interno consulta sobre documento o
información archivados.
|
12
|
Prestar información y/o documentos
|
Responsable Archivo, orienta al usuario como
acceder a los fondos documentales
Diligencia formato Control de préstamos lo hace
firmar del usuario, registra en sistema de información y actualiza cuando se
regresa el documento prestado.
|
GESTIONAR OTRA INFORMACIÓN EN LA EMPRESA
|
||
13
|
Emitir documentos para gestión interna
|
Asamblea General, Junta Directiva, Gerente o
Directivo, emite actas, acuerdos, directivas, decisiones, circulares,
comunicados, memorandos.
|
14
|
Control numérico de información
|
Responsable Secretaría General, lleva el control
numérico de las Actas de Asamblea General de Accionistas y de Junta
Directiva, Acuerdos, Directivas y Decisiones.
Responsable Archivo, asigna numeración a circulares y
comunicados.
Responsable de cada dependencia, asigna control
numérico a memorandos.
Auxiliar Recepción, radica cartas
|
15
|
Comunicar información en la empresa
|
Responsable de cada dependencia, da a conocer,
vía electrónica, si es el caso, la información en la empresa y envía original
en forma física y electrónica al archivo central donde se clasifica y
conserva según la naturaleza del documento.
La Secretaría General es responsable de comunicar y
socializar en la empresa la información generada en la Asamblea de
Accionistas y en la Junta Directiva.
|
Tabla 4 Gestion Documentos
Impresos
9.2. GESTIÓN DE COMUNICACIÓN ELECTRÓNICA
Con
el fin de minimizar restricciones con la comunicación vía electrónica, debido a
la diversidad de tecnología, los informes enviados mediante correo electrónicos
en Excel o Word, se deberán presentar en versión 2003, además las fotografías
se deberán comprimir, los archivos de Autocad deberán ser en versión 2004.
Se asume que todas las empresas que
intervienen en el proyecto cuentan con teléfono, internet, correo electrónico y
cuenta con conocimientos básicos en Excel y Word.
Se contara con las siguientes
herramientas
CORREO CORPORATIVO
(EXCHANGE). El proyecto cuenta entre otros con
un servidor de correos el cual brinda un servicio completo de correo con
buzones asignados, disponibilidad de Backup, agendamiento a nivel de servicios
y recursos (Salas, Vídeo Beams, etc.) habilitado y en funcionamiento, el cual
permite tener control de los recursos y visualizar la disponibilidad de los
mismos, Integración directa con toda la suite de oficina de Microsoft, etc.
INTRANET, GESTIÓN DOCUMENTAL
(SHARE POINT) Y SIGCOIN Estas herramientas permiten compartir información
interna de manera segura, y el acceso a manuales de procedimientos, calendario
de actividades, formatos corporativos, comunicaciones, además tiene un módulo
de gestión documental el cual permite radicar y digitalizar las comunicaciones
(entrantes y salientes), memorandos, directivas, actas, etc. Se desarrolló
además, un software interno de gestión y centralización de la información
denominado SIGCOIN, el cual permite almacenar y consultar documentación
estratégica de la organización.
SISTEMA DE INFORMACIÓN SAFIX: El proyecto cuenta con un ERP diseñado para
manejar grandes volúmenes de información, alta concurrencia de usuarios y
automatización de procesos que permite la optimización en el manejo y la
funcionalidad de la información oportuna y confiable de la gestión de la
empresa para la toma de decisiones. Además, cuenta con soporte local.
10. PRESENTE EL INFORME DE DESEMPEÑO: PROPORCIONAN
INFORMACIÓN ACERCA DEL ESTADO DEL PROYECTO Y LO COMPARA CON LAS PROYECCIONES
DEL MISMO. ESTO LE VA A PERMITIR AL LÍDER DE PROYECTO IDENTIFICAR LAS
NECESIDADES FUTURAS DE RECURSOS, LOS RECONOCIMIENTOS Y RECOMPENSAS Y LAS
ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCIÓN DE PERSONAL.
11.
COMUNICACIONES DEL PROYECTO.
Las comunicaciones del proyecto
incluiran los siguientes documentos:
·
La entrega de los informes de
avance en ejecución de la obra lo realizara el gerente y lo entregara a los
sponsor del proyecto y ademas sera publicado en la pagina web.
·
El avance del cronograma, que está
directamente relacionado con el informe de ejecución.
·
Informes de la ejecución del
presupuesto, conforme se ejecuta el cronograma con el fin de que el sponsor
tenga esta información para realizar ajustes pertinentes.
ü El
informe de actividades mensuales ejecutadas.
ü El
informe de novedades de personal
Ademas se debera tener en cuenta
los siguientes lineamientos para la elaboracion de los informes y actas: Dentro
de los informes se deberán seguir los siguientes lineamientos para preparar los
informes del proyecto la cual le servirán para asegurarse de que los destinatarios
los consideren útiles y valiosos.
No se exceda en el volumen de los
informes presentados, redacte informes breves y concisos la cual podrán ser más
legibles y entendibles.
Los informes se deben preparar
fáciles de comprender y leer, la cual se sugiere usar oraciones breves y
comprensibles en lugar de oraciones compuestas y complejas del tamaño de un
párrafo, Los párrafos largos quizá lleven al lector a leer superficialmente la
página, con lo que podría saltarse algunos puntos importantes.
Exponga primero los puntos
importantes del informe semanal o mensual, tanto en el informe como en cada
párrafo. Algunos lectores tienden a leer el primer enunciado y después a leer
por encima el resto del párrafo.
Utilice graficas a la medida de lo
posible como cuadros, diagramas, tablas o imágenes. Recuerde: una imagen dice
más que mil palabras. No recargue demasiado los gráficos. Incluya un concepto o
un punto por gráfico. Es más aconsejable que incluya varios gráficos claros que
uno saturado.
11.1. INFORMACIÓN
A COMUNICAR
EMISOR
|
RECEPTOR
|
CANAL
|
PERIODICIDAD
|
|
Estado del trabajo
|
Gerente
|
* Director
* Equipo de trabajo
|
* Reunión presencial
* Correo electrónico
|
Semanal
|
Informes
de Gerencia (Alcance,Tiempo y Costo)
|
Gerente
|
* Director
* Equipo de trabajo
|
* Reunión presencial
* Correo electrónico
|
Semanal
|
Indicadores de
gestión
|
Gerente
|
* Equipo de trabajo
|
* Reunión presencial
|
Semanal
|
Solicitudes y aprobaciones decambios
|
Gerente
|
* Director
* Asesor
* Equipo de trabajo
|
* Reunión presencial oteleconferencia
* Correo electrónico
* Formato de control decambios
|
Eventual
|
Retroalimentaciones al trabajopor parte del asesor o director
|
Asesor o Director
|
* Gerente
* Equipo de trabajo
|
* Reunión presencial oteleconferencia
* Correo electrónico
|
Semanal
|
Inclusión, eliminación omodificación de requerimientostécnicos
|
Gerente
|
* Asesor o director
* Equipo de trabajo
|
* Correo electrónico
* Acta de reunión
* Reunión presencial
|
Eventual
|
Entregables
|
Equipo de trabajo
|
* Gerente
|
* Reunión presencial
|
Semanal
|
Resultados de reuniones
|
Gerente
|
* Equipo de trabajo
|
* Reunión presencial
* Audio de reunión
|
Semanal
|
Modificaciones a programación
de entregables
|
Director
|
* Gerente
|
* Correo electrónico
* Teleconferencia
|
Eventual
|
Tabla 5 Informacion a Comunicar
VIDEO AVANCE DEL PROYECTO
Fuente: Canal YouTube
BIBLIOGRAFIA
GUÍA DE LOS FUNDAMENTOS PARA LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS (Guía del PMBOK®)
— Quinta edición Project Management Institute.
ELABORACION
DE UN MODELO PARA LA PLANEACION DE LA EJECUCION DE CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN DE
OBRAS PÚBLICAS BAJO LA GUIA METODOLÓGICA P.M.I. (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE)
Autor José Luis Guzmán Arteaga Universidad De Medellín 2013
PMBOK CAPÍTULO
10. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES.
dis.unal.edu.co/~icasta/GGP/xGGS/GGS_2014_05_23_acComunica.pptx
